O êxito de uma comunidade de prática depende, a longo prazo, dos participantes da comunidade, do motivo para participação voluntária, autodeterminação e relevância prática para os indivíduos e para a organização. Estes aspectos podem desenvolver-se melhor quando se leva em conta os seguintes fatores críticos de êxito:
- É importante não usar critérios muito específicos e reduzidos sobre o que constitui uma Comunidade de Prática (CoP) e quando uma tem êxito. A definição de comunidades é uma tarefa intrinsecamente complicada, porque por sua natureza não tem uma delimitação claramente estabelecida.
- Os componentes de uma comunidade de prática devem experimentar a relevância e perceber que as metas da comunidade são úteis. Precisam identificar-se com elas para chegar a ser "proprietários" da comunidade e entusiasmar-se com ela.
- Os participantes de uma comunidade de prática precisam estar convencidos de que aperfeiçoam e aprendem (novas) competências e que isso lhes trará a um melhor rendimento no trabalho.
- Cada integrante, para dar-se conta disso dentro da comunidade, precisa estar comprometido e deve haver confiança mútua. Cada membro precisa sentir que os outros valorizam sua participação. Na maior parte dos casos pelo conhecimento que aportam, mas também pela sua forma de trabalhar e comunicar-se.
- O empreendedor de uma comunidade de prática deve estar preparado para dar um importante grau de autonomia para os participantes.
- Os participantes devem ter habilidades sociais bem desenvolvidas. A comunidade caminhará mais rápido se todos trabalharem juntos para a construção do novo conhecimento, compreensão e solução de problemas, do que quando se tenta resolver problemas de forma individual.
- Especialmente na fase inicial, deve-se incentivar a participação dos componentes na construção da comunidade.
- Os conflitos devem ser tratados de maneira oportuna e respeitosa. A solução de um conflito não deve ser considerada como a vitória ou derrota de um componente, mas como uma oportunidade de aprendizagem para toda a comunidade.
- Deve existir diálogo. As conclusões devem ser elaboradas de forma colaborativa. As opiniões de todos os participantes precisam ser respeitadas. As conclusões não podem ser impostas pelo moderador.
- Os participantes devem sentir a comunidade como um lugar sem riscos no qual podem expressar sem medo suas opiniões e pontos de vista, sentirem-se à vontade para perguntar e explorar soluções e idéias criativas.
- Os participantes precisam ter a sensaçao de compromisso e apoio por parte da direção da organização (se for pertinente).
- Os participantes vivenciam sua participação como uma contribuição para seu crescimento pessoal. A meta é que todos vivenciem isso a partir do conhecimento adquirido e de seu rendimento no trabalho.
- Os participantes se dão conta do valor agregado, de que a comunidade é de natureza multidisciplinar e está formada por pessoas de que ocupam diferentes lugares na hierarquia da organização.
- Na maior parte dos casos uma comunidade de prática funciona virtualmente por isso necessitará do apoio de ferramentas confiáveis para o trabalho colaborativo que permitam ampliar o leque de funcionalidades à medida que a comunidade vai se desenvolvendo.
- Os dirigentes da organização (se é pertinente) devem entender e apoiar ativamente a importância estratégica das comunidades de prática, porém não deveriam participar diretamente em seu trabalho diário ou nos objetivos da dita comunidade. Devem aceitar e confiar na comunidade como uma unidade "autodirigida."
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